Hoe ver reikt het inzagerecht ? (07/04/2022)

Over het inzagerecht in de eigen persoonsgegevens is al veel inkt gevloeid. Omdat veel klachten, en bijgevolg beslissingen van de Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) hier ook betrekking op hebben, verdient deze kwestie zeker aandacht.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geeft elke persoon 1) recht op inzage en kopie, 2) recht op rectificatie, 3) recht op gegevenswissing of beperking van de verwerking, 4) recht op overdraagbaarheid van gegevens en 5) tot slot recht op bezwaar.

Wanneer u een verzoek van een betrokkene ontvangt is het altijd belangrijk hier binnen de 30 dagen op te antwoorden, zo niet, bent u reeds in gebreke. 

Om het inzagerecht goed te begrijpen is het belangrijk eerst te bekijken wat als een persoonsgegeven beschouwd wordt, met andere woorden: in welke documenten moet u toegang geven n.a.v. een verzoek tot inzage ?

• Al voor de inwerkingtreding van de AVG heeft het Europese Hof van Justitie (HvJ) geoordeeld dat het schriftelijk antwoord op een beroepsexamen (voor accountants) en de eventuele opmerkingen van de examinator bij deze antwoorden persoonsgegevens vormen van diegene die het examen aflegt. 
• Dezelfde persoon - die inmiddels stagiair-accountant was – had bij de bevoegde instanties een klacht tegen zijn voormalig werkgever ingediend met betrekking tot het niet-respecteren van de boekhoudingsnormen. De werkgever had zijn verweer in een memorandum weergegeven. Nadat de klacht ongegrond was verklaard, verzocht de ex-werknemer inzage in het memorandum. Er werd geoordeeld dat dit memorandum, dat op geen enkele wijze naar de betrokkene verwees, geen persoonsgegeven was. 
• Verschillende recente uitspraken bevestigen dat e-mails – wat hun inhoud ook mogen zijn – persoonsgegevens zijn. Minstens vermelden deze immers de naam van de betrokkenen, maar bevatten ze ook  informatie die terug te leiden is tot de auteur, zoals bv. het tijdstip van verzenden van de e-mail, informatie over zijn werking, opmerkingen, taalgebruik,…

In de arbeidsrelatie heeft dit tot gevolg dat u als werkgever de werknemer inzage moet geven in documenten waarin naar hem/haar verwezen wordt, inclusief interne verslagen, evaluaties en mails - zelfs interne mails waarin gedachten uitgewisseld worden over de werknemer. 

Als enige beperking geldt dat het inzagerecht de rechten en vrijheden van derden niet mag schaden. Volgens de GBA is het voldoende dat informatie die schade zou kunnen berokkenen aan anderen (dit kan gaan over persoonsgegevens van derden, maar ook vertrouwelijke bedrijfsinformatie) onleesbaar wordt gemaakt, wat impliceert dat u de documenten nog steeds moet overmaken. 

In één situatie, waarin een werknemer inzage vroeg in alle e-mails die hij verzonden of ontvangen had, heeft de GBA geoordeeld dat de werkgever voldoende aangetoond had dat hierdoor gevoelige informatie zou worden vrijgegeven en werd geoordeeld dat de betrokkene geen recht op inzage had.

In dezelfde zaak werd ook geoordeeld dat de inzage in alle IT logs van de werknemer sinds begin van zijn indiensttreding aan de werkgever een onevenredige verplichting zou opleggen ten aanzien van het belang van de klager om zijn recht op gegevensbescherming uit te oefenen. 

Een andere beperking is opgenomen in de Welzijnswet: er bestaat geen inzagerecht in de notities  van de vertrouwenspersoon bij een informele psychosociale interventie, noch voor de persoon die de klacht neerlegt, noch voor de persoon over wie de klacht gaat. 

In de meeste gevallen is het inzagerecht echter absoluut en vormt “bescherming van bedrijfsgeheimen of gevoelige informatie” geen voldoende verweer hiertegen. 

Opletten dus: op elke vraag tot inzage kan maar beter weloverwogen geantwoord worden. 

Wordt u geconfronteerd met een dergelijke vraag tot inzage of wil u zich hierop voorbereiden, dan staan de advocaten van LM&DS klaar om u hierbij te helpen.

Bericht geplaatst door Veerle Stroobants & Sven Mertens - Advocaat op 07/04/2022.