Vakantie & maibox van de werknemer : wat mag een werkgever (niet)?
01/07/2026
De zomervakantie staat voor de deur. Veel werkgevers stellen zich dan ook de vraag : mag je tijdens de afwezigheid van een werknemer diens professionele mailbox raadplegen, e-mails doorsturen naar een collega of zelf berichten lezen?
Het antwoord is genuanceerd : hoewel een werkgever de continuïteit van de onderneming mag verzekeren, botsen die belangen op het recht van de werknemer op privacy en gegevensbescherming. Continuïteit is belangrijk, maar niet onbeperkt!
CAO nr. 81, de AVG en de rechtspraak van de Gegevensbeschermingsautoriteit leggen hierbij dan ook duidelijke grenzen op.
Wanneer een werknemer op vakantie is, moeten klanten geholpen kunnen worden, dringende dossiers mogen niet stilvallen en belangrijke communicatie moet opgevolgd kunnen worden.
Toch betekent dit niet dat de werkgever vrij toegang heeft tot de mailbox van de afwezige werknemer.
Elke vorm van controle of toegang moet noodzakelijk zijn, beperkt blijven tot wat echt nodig is en vooraf duidelijk aan de werknemers zijn meegedeeld
Het automatisch doorverzenden van e-mails van een afwezige werknemer aan een collega is uit den boze. Dit werd al meermaals bevestigd door de Gegevensbeschermingsautoriteit. Hierbij loopt de werknemer immers het risico dat ook persoonlijke e-mails worden doorgestuurd. Bovendien weet de afzender niet dat zijn e-mail door anderen gelezen kan worden.
Er bestaan echter andere, minder verregaande maatregelen die een oplossing kunnen bieden. Deze vereisen evenwel enige voorbereiding, vb:
- een automatisch afwezigheidsbericht ("out of office") met een alternatieve contactpersoon;
- het gebruik van gedeelde of functionele mailboxen (zoals info@ of boekhouding@);
- een duidelijke taakverdeling vóór het vertrek van de werknemer.
In regel zullen deze maatregelen tot gevolg hebben dat het niet nodig is om rechtstreeks toegang te nemen tot de mailbox van de afwezige werknemer. Volstaat dit niet, dankan u toch uitzonderliljk toegang nemen tot de mailbox, op voorwaarde dat u dus kan aantonen dat de minder ingrijpende alternatieven niet volstaan.
Bij dit laatste is het ook belangrijk dat deze inzage gebeurt volgens een vooraf uitgewerkte procedure waarbij:
- enkel bevoegde personen toegang krijgen;
- uitsluitend professionele communicatie wordt geraadpleegd;
- iedere toegang wordt gelogd;
- de werknemer vooraf wordt geïnformeerd via een duidelijke IT-policy of het arbeidsreglement. Een algemene clausule in het arbeidsreglement die bepaalt dat de werkgever "altijd de mailbox mag raadplegen", volstaat niet.
Een goede IT-policy is hierbij dan ook een belangrijk instrument. Daarin legt u onder meer vast:
- hoe mailboxen tijdens vakantie of ziekte worden beheerd;
- wanneer uitzonderlijke toegang mogelijk is;
- wie toegang kan krijgen;
- hoe de privacy van werknemers wordt beschermd.
Daarnaast verdient ook het recht op deconnectie bijzondere aandacht. Vakantie betekent in principe ook écht vakantie. De bedoeling is niet dat werknemers hun mailbox blijven opvolgen, maar dat de organisatie voldoende maatregelen neemt om hun afwezigheid op te vangen.
Besluit : Het antwoord op de vraag is dan ook : ja, de werkgever mag toegang nemen tot de mailbox van de afwezige werknemer, maar onder strikte voorwaarden.
Twijfelt u of uw huidige IT-policy of mailboxbeheer voldoet aan de privacyregels? De advocaten van LM&DS bekijken graag samen met u of uw interne procedures juridisch up-to-date zijn.
Bericht geplaatst door Veerle Stroobants, Sven Mertens - advocaten op 01/07/2026.
Ik wil een afspraak
