GDPR in de arbeidsrelaties: e-mails lezen van uw werknemers, mag dit ? (07/04/2022)

Na onze vorige nieuwsbrief zal het u niet verbazen dat heel wat uitspraken van de Geschillenkamer kaderen in de arbeidsrelatie. Een werkgever is immers de verwerkingsverantwoordelijke bij uitstek. 

We vertellen u niets nieuws wanneer we aanraden om een goede privacyverklaring op te stellen voor uw werknemers en deze ook op te nemen in het arbeidsreglement. 

Maar weet u dat een goede e-mail policy u ook veel problemen kan besparen ?

Niettegenstaande het bestaan van het briefgeheim, de wet Elektronische Communicatie en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), heeft u als werkgever - in bepaalde situaties en onder bepaalde voorwaarden – een recht op toegang tot het e-mail verkeer van uw werknemers.

Belangrijk is dat, behalve indien u de uitdrukkelijke toestemming heeft van de werknemer, u geen privémails van de werknemer mag lezen, zelfs al werden deze verzonden vanuit het werkadres. 

Om deze reden is het aangewezen om in uw e-mailpolicy op te nemen dat privéberichten niet verzonden mogen worden vanuit het professioneel e-mail adres, of minstens dat de hoofding duidelijk moet aangeven dat het om een privébericht gaat. 

Werk e-mails kan u controleren voor zover dit voorzien is in het arbeidsreglement en gebeurt conform de bepalingen van cao nr. 81.  

Daarnaast dient u uiteraard altijd de AVG te respecteren. Er bestaat immers geen discussie over het feit dat een e-mail persoonsgegevens bevat, al was het maar de naam en/of het e-mail adres van de werknemer en diens functie. 

De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) en de Geschillenkamer werkten een kader uit waarbinnen de werkgever de e-mails kan opvolgen van afwezige, zieke en ontslagen werknemers. 

In principe zal u de mailbox van een zieke of afwezige werknemer eenvoudig mogen opvolgen. Het zal immers niet moeilijk zijn om een gerechtvaardigd doel (vb. het verzekeren van de continuïteit van de dienstverlening) en een rechtsgrond (vb. het gerechtvaardigd belang van de werkgever en de derden die een beroep doen op de werkgever via de werknemer) aan te geven. 

Wel moet u ervoor zorgen dat de toegang op proportionele en transparante wijze gebeurt. 

De GBA geeft hieromtrent de volgende aanbevelingen:

• werk met een out-of-office en laat de mails niet gewoon doorsturen naar een collega
• duid een specifieke collega of vertrouwenspersoon die desgevallend inzage kan nemen in de mailbox
• verplicht werknemers steeds een duidelijk onderscheid te maken tussen privé- en werkmail

Maar ook na de beëindiging van het dienstverband  moet u opletten wanneer u toegang neemt tot de mailbox van de ex-werknemer. 

In 2020 werd een werkgever veroordeeld omdat na 2,5 jaar en ondanks aandringen van 2 ex-werknemers hun mailbox niet had afgesloten. De werkgever kreeg hiervoor een boete van 15.000 euro opgelegd. 

Concreet is de Geschillenkamer van oordeel dat volgende procedure gehanteerd moet worden: 

• out-of-office waarin vermeld wordt dat de werknemer er niet meer werkt en een adres van de nieuwe contactpersoon binnen de onderneming wordt opgegeven
• afsluiten van mailbox na 1 tot maximaal 3 maanden, afhankelijk van de functie van de werknemer

Verder leren de beslissingen dat u als werkgever zeker niet te behulpzaam mag zijn naar derden toe – en dat u uw werknemers hier zeker over moet informeren. 

Zo werd een werkgever gesanctioneerd (berisping) omdat een werknemer, in antwoord op een e-mail van een oud-klasgenoot van een ex-collega, het nieuwe professionele e-mailadres van deze ex-collega had meegedeeld aan de oud-klasgenoot en alle andere bestemmelingen die door deze oud-klasgenoot waren aangeschreven.  

In een ander geval ontving een werkgever een berisping omdat hij de contactgegevens van een ex-werknemer had doorgegeven aan het gemeentebestuur nadat hij een boete had ontvangen wegens het dumpen van afval door de werknemer gebruik makend van het bedrijfsvoertuig dat haar ter beschikking was gesteld. De voormalig werknemer, die intussen buiten medeweten van de werkgever om de boete had betaald, meende dat haar rechten geschonden waren en werd hierin gevolgd door de Geschillenkamer. 

Tot slot herinneren we u nog graag aan het feit dat de AVG niet geldt voor  de verwerking van persoonsgegevens van overleden personen. Wanneer een werknemer sterft kan u – uiteraard voor zover u de rechten van derden respecteert – toegang krijgen tot de e-mails van deze persoon. 

Het past dan ook om steeds waakzaam te zijn want, hoe voorzichtig u ook omgaat met de persoonsgegevens van uw werknemers, een inbreuk is snel gepleegd. 

Wil u problemen vermijden, aarzel zeker niet LM&DS te contacteren indien u hulp wil bij het opstellen van een privacyverklaring of e-mail policy voor uw werknemers. 

Bericht geplaatst door Veerle Stroobants & Sven Mertens - Advocaat op 07/04/2022.